1.Objetivo

Esta política tiene como objetivo establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de los titulares, en donde CAUAC SAS actuará en calidad de responsable del tratamiento. Empresa identificada con NIT 830.108.451-5, sociedad domiciliada en CR 14 75 77 OF 609 de Bogotá con correo electrónico andrea@cauac.com y teléfono 3153837279.

2.Alcance

Esta política aplica para todos los datos personales de ciudadanos nacionales o extranjeros registrados en las bases de datos de CAUAC SAS. Refleja los principios y reglas establecidas en el régimen general de protección de datos personales, con el fin de garantizar el derecho fundamental de acuerdo con lo establecido en la ley 1581 de 2012, en leyes relacionadas y el habeas data de los titulares de información personal. El encargado de tratamiento de datos personales deberá dar cabal cumplimiento a la presente política.

 

3.Directriz

CAUAC SAS, ha implementado la presente política de tratamiento de datos personales con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares, sobre los que tratamos datos personales y cumplir cabalmente con los parámetros establecidos en el marco normativo de la presente política.

4.Finalidad del tratamiento
4.1FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Toda actividad de tratamiento de datos personales deberá obedecer a las finalidades otorgadas por el titular del dato, la cual se informará al titular del dato personal antes de obtener su autorización. De manera general, las principales finalidades del tratamiento de datos personales por parte de CAUAC SAS, son, pero no se limitan a:
Finalidades Generales
• Realizar todos los procesos necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias.
• Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de los datos personales. Todo de acuerdo con lo dispuesto con la ley.
• La transferencia y/o transmisión de los datos a terceros colaboradores encargados dentro y fuera del país (siempre que garanticen un nivel adecuado de protección de la información personal).

• Gestionar el registro y gestión de ejercicios de derechos de los titulares en materia de protección de datos.
• Remitir información que pueda resultar de interés para el accionista o interesados suscritos.
• Gestionar la documentación física.
• Efectuar los reportes a terceros relacionados con la actividad de CAUAC SAS (DIAN, entidades bancarias, y otros organismos).
• Mantener el Histórico de gestiones comerciales y laborales.
Las demás finalidades que determine CAUAC SAS en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley.
Finalidades para proveedores:
• Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el sistema de seguridad social integral.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
• Cumplir con los procesos internos de CAUAC SAS en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Realizar la gestión contable, administrativa, y fiscal para la facturación, cobros y pagos, gestión económica, gestión fiscal de proveedores y contratistas.
• Gestionar la documentación histórica de proveedores.
• Adelantar las actividades propias del objeto social de CAUAC SAS y aquellas derivadas de la relación normal con un proveedor de bienes o servicios, contratistas o un tercero con quien celebra acuerdos de colaboración.
Finalidades para clientes
• Realizar proyectos de consultoría de cambio organizacional a empresas (estrategia, transformación cultural, gestión de cambio e innovación).
• Registrar y procesar la información personal en plataformas tecnológicas de formación virtual.
• Realizar, editar grabaciones o capturar fotografías de las sesiones.
• Registrar la información de empleados y colaboradores de clientes para la prestación de los servicios.
• Realizar la gestión contable, administrativa, y fiscal para la facturación, cobros y pagos, gestión económica y gestión fiscal de clientes.
• Enviar mensajes por cualquier medio autorizado a clientes para el ofrecimiento de productos y servicios, acciones de fidelización y recordar obligaciones.
• Realizar la evaluación de productos, canales, servicios, precios y campañas y encuestas de opinión.
• Realizar el análisis de competitividad del producto, precio y servicio.
• Conocer al cliente y analizar/evaluar su experiencia.
• Realizar la transferencia y/o transmisión de sus datos personales a terceros encargados dentro y fuera del país para garantizar la correcta prestación de los servicios.
• Establecer un histórico de relaciones comerciales.
Finalidades para colaboradores
• Gestionar el talento humano, gestión de nómina, gestión de controles de calidad y productividad, gestión administrativa y gestión de pensionados.
• Dar cumplimiento a las leyes de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (sistema integral de seguridad social) e impuestos, entre otras.
• Utilizar información de los colaboradores de (datos, fotos, videos) y la de su familia (incluida la de menores de edad) únicamente con fines informativos mediante boletines, redes sociales, intranet, etc.
• Participar en procesos de selección de personal con candidatos externo e internos.
• Confirmar referencias laborales y personales de candidatos externos e internos.

• Elaborar pruebas psicotécnicas, pruebas de polígrafo y similares, exámenes médicos de ingreso y egreso, así como ocupacionales periódicos y demás procedimientos establecidos a candidatos externos e internos.
• Desarrollar procesos de inducción y capacitación de personal.
• Realizar la gestión de prevención de accidentes laborales y conocimiento de información médica.
• Realizar la gestión de actividades de bienestar del personal.
• Realizar comunicaciones internas y externas de CAUAC SAS.
• Registro histórico de datos.
4.2 DATOS PERSONALES SENSIBLES:
De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, sólo procederá la autorización para tratamiento de datos sensibles cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
• Que haya autorización explícita del titular de los datos sensibles.
• Que el titular conozca que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
• Que se informe al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de este.
De igual forma, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En este evento, los representantes legales y/o tutores deberán otorgar su autorización
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Se informa a todos los titulares que, en caso de tratamiento de datos personales sensibles, por su naturaleza no está obligado a dar su autorización.
DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está permitido cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
• Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal y/o tutor de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

5.Derechos de los titulares

5.1 DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales registrados en las bases de datos de CAUAC SAS, tienen los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a CAUAC SAS, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por CAUAC SAS o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

• Acceder en forma gratuita, una vez cada mes calendario, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Formular consultas y presentar reclamos escritos ante CAUAC SAS de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
Excepciones al Derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales
Es importante aclarar a los titulares de datos personales cuya información repose en las bases de datos de CAUAC SAS que el derecho de cancelación no es absoluto y se puede negar el ejercicio de este cuando:
• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés.
Por tanto, ante una solicitud de cancelación, el dato se conservará para estas finalidades exclusivamente, debiendo excluirse su tratamiento para cualquier otra finalidad.
5.2 DEBERES DE CAUAC SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Cuando CAUAC SAS, actúe como responsable (que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos), cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de acuerdo con lo establecido en la ley de protección de datos personales, en leyes relacionadas y el hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados. k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio SIC de Colombia, autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. CAUAC SAS tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
5.3 DEBERES DE CAUAC SAS CUANDO ACTUE COMO ENCARGADO
Sin perjuicio de lo contenido en la ley, son deberes de CAUAC SAS en calidad de encargado del tratamiento: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos personales. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el titular en los términos señalados en la presente ley. f) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. g) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. j) Verificar la existencia de la autorización y su alcance. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.
5.4 ATENCIÓN DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
5.4.1 CONSULTAS:

Derechos Garantizados:
Mediante el presente lineamiento, CAUAC SAS y/o los encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente política.
Responsable de atención de consultas:
El responsable de atender estas solicitudes será el Oficial de Protección de Datos Personales de CAUAC SAS, quien recibirá y dará trámite a las solicitudes que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente política.
Medios de Recepción de Solicitudes de Consulta:
El titular o sus causahabientes podrá remitir su consulta a:
Dirección: CAUAC SAS
Correo electrónico: andrea@cauac.com
Área de contacto: Área administración.
Plazos de Respuesta a consultas:
Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Prórroga del plazo de Respuesta:
En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
5.4.2 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS:
Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos:
Mediante el presente lineamiento, CAUAC SAS y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corrección y/o actualización, así como el derecho a supresión y/o revocatoria de autorización.

Responsable de atención de reclamos:
El responsable de atender los reclamos presentados por los titulares será el Oficial de Protección de Datos Personales de CAUAC SAS, quien recibirá y dará trámite a los reclamos que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la ley 1581 de 2012 y en la presente política.
Medios de recepción y requisitos legales de los reclamos:
El titular o sus causahabientes podrán remitir su reclamación a:
Dirección: CAUAC SAS
Correo electrónico: andrea@cauac.com
Área de contacto: Área administración.
Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
1) Identificación del titular;
2) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
3) Dirección del titular y/o sus causahabientes y
4) Documentos que se quieran hacer valer.
En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Recepción de reclamos que no correspondan a CAUAC SAS:
En caso que CAUAC SAS reciba un reclamo no procedente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
Inclusión de leyenda en la base de datos:
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, CAUAC SAS incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Plazos de respuesta a los reclamos:
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Prórroga del plazo de respuesta:
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento de supresión de datos personales:
En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, CAUAC SAS, deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

6.Tranferencia y transmisión de datos personales

En caso de que se transfiera o transmita datos dentro o fuera del país, siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia o transmisión. Salvo que la ley diga lo contrario, es necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, CAUAC SAS deberá verificar que cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita transferir o transmitir sus datos personales.
En los eventos de transmisión de datos en los que no medie la autorización toda vez que se cuenta con un contrato en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, CAUAC SAS adoptará las medidas necesarias para que las personas con acceso a sus datos personales cumplan con la presente política y con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley. En especial establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que señalará: a. Alcance del tratamiento, b. Actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable y, c. Las obligaciones del encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones de CAUAC SAS bajo la presente política y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan normas colombianas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado: a. Dar tratamiento a los datos personales, a nombre del responsable conforme a los principios que los tutelan. b. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. C. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

7.Oficial de protección de datos

El Oficial de Protección de Datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa integral de protección de datos personales que permita a CAUAC SAS cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

8.Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

9.vigencia

La presente política rige a partir del 15/3/2022 por un término de 10 (diez) años y se encontrará a disposición de los titulares en: https://www.cauac.com/
Cualquier cambio sustancial en esta política, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del correo electrónico andrea@cauac.com